Cyclus juni: versterking medezeggenschap
Sinds maart 2023 heeft de universiteitsraad intensieve gesprekken gevoerd met het cvb over versterking van de medezeggenschap. Vanuit het ministerie was daar in 2022 al extra geld voor beschikbaar gesteld en raad en college zaten een beetje naar elkaar te kijken wat daarvoor de beste bestemming zou zijn. De discussie raakte in een stroomversnelling toen de raad dit voorjaar op VLAM-initiatief een 10-puntenplan presenteerde met zijn eigen prioriteiten om de medezeggenschap beter te laten functioneren. Het college heeft die handschoen opgepakt en in verschillende clubjes van raadsleden en ondersteuners van het college uit het Bestuursgebouw de verschillende ideeën nader uitgewerkt. In de raadsvergadering van 3 juli jl. zijn de plannen besproken en hebben raad en college overeenstemming bereikt over hoe de te nemen initiatieven.
De hoofdpunten:
1. er komt op beleidsniveau bij het college ondersteuning van de medezeggenschap, een medewerker die als vraagbaak kan functioneren voor de medezeggenschap (op alle niveaus), kan ondersteunen bij het ontwikkelen van activiteiten (zoals debatten), landelijke ontwikkelingen in de gaten houdt etc.
2. Verder wordt – in aanvulling op al bestaande trainingen – een integraal trainingsaanbod voor de gehele medezeggenschap ontwikkeld om gekozen medezeggenschappers (nog) beter beslagen ten ijs te laten komen.
3. De vergoeding voor studentleden van de UR wordt verhoogd om te voorkomen dat de keuze voor een jaar in de raad hen financiële schade zou berokkenen. Immers, wie 28 uur voor de raad aan de slag is en daarnaast – een breed gedeelde wens – ook nog tijd aan de studie besteedt, heeft geen tijd meer om ook nog een baan(tje) er bij te hebben zonder overbelast te raken. Ook de voorzitter van de personeelsgeleding krijgt in de toekomst meer compensatie dan in het verleden. De vele taken leidden ook bij opeenvolgende voorzitters tot (te) hoog oplopende werkdruk.
Afgesproken is met al deze punten op korte termijn aan de slag te gaan. Nu is er het momentum en dat willen raad en college graag vasthouden.
VLAM heeft zich zeer ingespannen om te bewerkstelligen dat er voor de zomervakantie concrete afspraken konden worden gemaakt en is tevreden dat het 10-puntenplan vrijwel integraal is c.q. zal worden gerealiseerd. Daarmee nestelt de UU zich nadrukkelijk in de kopgroep van instellingen die proberen echt wat van de medezeggenschap te maken. Meer weten? Mail Joop Schippers – j.j.schippers@uu.nl
Cyclus mei: studentenstatuut & jaarverslag
Studentenstatuut
De manier waarop er aan de Utrechtse universiteit onderwijs gegeven wordt is vastgelegd in een aantal regelingen. De belangrijkste daarvan zijn het Onderwijs- en examenreglement, het Studentenstatuut, en de Richtlijn onderwijs (hier en hier).
Binnenkort stelt het college van bestuur het Studentenstatuut 2023-2024 (23.048) vast. Daarin worden de rechten en plichten van de studenten beschreven.
De universiteitsraad moet instemming verlenen met dat stuk.
Participatieplicht, tien dagen nakijktijd
Voor de doorsnee medewerker of student lijkt dat statuut net als die twee andere regelingen wellicht een ver-van-mijn-bedshow. Een verplichte actieve participatie van studenten (minstens 17,5 uur per week per cursus van 7,5 ECTS), of tien dagen nakijktijd: ‘Zo moet het nou eenmaal van centraal’.
Maar als de realiteit op de werkvloer verandert moet misschien ook zo’n regeling aangepast worden
Moet er wat veranderen?
Het statuut van 2023-2024 zoals het nu voorligt is alleen op het punt van een paar redactionele details anders dan dat van het huidige academische jaar (en het flex-studeren is geschrapt omdat de minister dat experiment plotsklaps heeft gestaakt).
Maar als vanuit de organisatie suggesties zijn voor aanpassingen, dan is nu het moment om die in te brengen.
Dus: vind je wat van dat studentenstatuut, laat het dan weten!
Annemieke Hoogenboom (A.Hoogenboom@uu.nl)
Jaarverslag
Een van de vaste agendapunten op de jaarkalender van de raad is het Jaarverslag van de UU. Zoals in veel organisaties vormt het jaarverslag niet het meest spectaculaire onderwerp van beraadslaging. En dat is maar goed ook: het jaarverslag behoort een neerslag te zijn van ontwikkelingen en rapportages die al eerder en/of elders zijn besproken.
Raad blijft alert
Toch duikt af en toe een onderwerp op waarbij raadsleden elkaar aankijken en zeggen “heb jij dat voorbij zien komen? Ik wist dat niet”. Soms is het een kwestie van een minder goed werkend geheugen (dat kan de beste overkomen, ook in de universiteitspolitiek 😉). Soms betreft het een onderwerp dat door de mazen van het medezeggenschapsnet geglipt is en in dergelijke gevallen wordt het college dan alsnog om uitleg gevraagd.
Grotere betrokkenheid medezeggenschap
De afgelopen jaren is de betrokkenheid van de medezeggenschap bij het jaarverslag overigens toegenomen. Al jaren had de raad – net als de Raad van Toezicht – een eigen paragraaf in het jaarverslag waarin een aantal wapenfeiten van de medezeggenschap wordt opgesomd en we aangegeven wat hoofdpunten van discussie waren tussen college en medezeggenschap. Op basis van de vereisten verbonden aan nieuwe geldstromen vanuit het ministerie (zoals de NPO- en de studievoorschotmiddelen) moet in het jaarverslag tegenwoordig ook worden gerapporteerd over de betrokkenheid van de medezeggenschap bij het bestemmen en aanwenden van dergelijke gelden. Omdat de UU er vooral voor kiest dergelijke middelen niet centraal uit te geven, maar door te sluizen naar de faculteiten, moet dus ook steeds bij de faculteitsraden gecheckt worden of zij tevreden zijn over hun betrokkenheid en de wijze waarop deze gelden zijn ingezet. Door deze verplichting krijgt ook de medezeggenschap te maken met de bureaucratische rompslomp die aan sommige van deze extra middelen verbonden zijn.
De toon die de muziek maakt
Ondertussen is al jaren het belangrijkste gesprekspunt rond het jaarverslag de toonsoort waarin dit wordt opgesteld. Een aantal jaren geleden schetste het jaarverslag bij voorkeur een wolkeloze hemel. Als je het allemaal geloofde, had deze universiteit nauwelijks meer iets te wensen. Toch kon je het jaar daarop lezen over allerlei veranderingen die het allemaal nog beter zouden maken. Dat achtte de raad niet geloofwaardig en daarom pleiten we nu al jaar na jaar voor een wat minder juichende toon. Natuurlijk, je mag trots zijn op wat bereikt is. Maar wees ook transparant over wat nog niet goed gaat en wat er nog allemaal te wensen blijft. Dat hoeft niet om te slaan in zelfkastijding, maar een realistisch jaarbeeld is volgens de raad geloofwaardiger dan een beeld dat te mooi is om waar te zijn.
Daarnaast heeft de raad bij herhaling aandacht gevraagd door het beeld dat het jaarverslag oproept via foto’s en andere illustraties. In het verleden toonden de foto’s te vaak vooral mannen. Nu illustreert het jaarverslag nog op pijnlijke wijze hoe ‘wit’ deze universiteit nog steeds is, zowel waar het gaat om staf als om studenten.
Vind je wat van het jaarverslag? Werp je er ooit een blik op? Laat het s.v.p. weten.
Joop Schippers (j.j.schippers@uu.nl)
Cyclus maart: Arbo & Opleidingsaabod
Arbojaarverslag en arbojaarplan
Het lijkt misschien niet echt een spannend onderwerp, maar toch staat het beleid over arbeidsomstandigheden (ARBO) jaarlijks op de agenda van de universiteitsraad. We bespreken het jaarverslag en hebben instemmingsrecht op het jaarplan (zie hier).
Bijtende dieren, gevaarlijke trapjes, werkdruk en sociale veiligheid
Voor wie niet in een laboratoriumomgeving werkt opent dat jaarverslag een onbekende wereld van potentiële risico’s en ellende. Maar het arbojaarverslag en het arbojaarbeleid gaan ook over medewerkers die vooral bureauwerk doen en tijdens een college simpelweg een PowerPointpresentatie vertonen. Die hebben niet te maken met straling in laboratoria en bijtende dieren, maar misschien wel met te warme, te koude of bedompte werkruimtes, gevaarlijke smalle trapjes in oude binnenstadspanden, loszittende vloerbedekking waar je over kunt struikelen, en de organisatie van de bedrijfshulpverlening.
In toenemende mate letten de arbomedewerkers – mede op aandringen van de universiteitsraad – ook op werkdruk. Daar worstelen immers heel veel collega’s mee. Recent is in de arbodiscussie ook aandacht gekomen voor sociale veiligheid en ongewenst gedrag.
Universiteitsraad of Lokaal Overleg
Dat de universiteitsraad medezeggenschap heeft over arbo-zaken is op het eerste gezicht misschien niet vanzelfsprekend. Veel andere onderwerpen over de manier van werken en de arbeidsvoorwaarden zijn immers niet bij de universiteitsraad belegd, maar worden besproken in het zogeheten Lokaal Overleg, het overleg tussen het college en de lokale vertegenwoordigers van de vakbonden die als cao-partner optreden.
Maar het is echt een meerwaarde dat een brede vertegenwoordiging van medewerkers (én studenten) de praktische ervaringen met het onderwerp kunnen inbrengen en mee kunnen praten over beleidskeuzes.
VLAM vindt belangrijk dat:
- het arbobeleid niet alleen als een technische aangelegenheid wordt benaderd, maar vooral ook als een onderwerp waarbij de cultuur en ons aller gedrag een rol speelt;
- er een goede infrastructuur is om klachten en problemen te melden, zonder dat dit terugslaat op de boodschapper van het ‘slechte nieuws’;
- er een link gelegd wordt tussen de uitkomsten van de medewerkersmonitor en het arbobeleid;
- er een open oog bestaat voor ‘nieuwe risico’s’.
Wat zijn jouw ervaringen als medewerker:
- is er genoeg oog voor goede arbeidsomstandigheden, zowel fysiek als sociaal?
- is het duidelijk waar je terecht kan voor vragen of opmerkingen over arbeidsomstandigheden?
- of heb je andere opmerkingen over dit onderwerp?
Joop Schippers (J.J.Schippers@uu.nl) hoort graag hoe je hier over denkt.
Opleidingsaanbod
Vooral die Engelstaligheid krijgt veel aandacht. De universiteiten hebben de laatste tijd aangegeven harder te groeien dan verantwoord is door de instroom van buitenlandse studenten in Engelstalige programma’s. Die groei vergroot de werkdruk onder docenten en ondersteunend personeel, en gaat de huisvestingscapaciteit binnen en buiten de universiteit te boven.
Engelstalige opleidingen
Jaarlijks spreekt het college van bestuur met de universiteitsraad over het totale aanbod aan opleidingen in de universiteit. In het document dat daarvoor dit jaar als uitgangspunt dient staat de uitkomst van de inventarisatie door de faculteiten over de relatie tussen opleidingsaanbod, het onderzoek en de vragen van de arbeidsmarkt, over de verhouding tussen bachelor- en masteropleidingen, over de verwachtingen ten aanzien van de aantallen studenten, en over Engelstaligheid van opleidingen.
Aan de andere kant is er het besef dat wetenschap een internationaal speelveld heeft, en een international classroom een meerwaarde heeft in de opleidingen.
De wens om het aantal studenten voorlopig hooguit gecontroleerd te laten groeien, een beleid dat de UU overigens al jarenlang huldigt, kan alleen worden bewerkstelligd via het beperken van het aanbod aan Engelstalige opleidingen. Er zijn verder nauwelijks wettelijke mogelijkheden om de instroom te beperken.
Maar daar staat tegenover dat op de maatschappij in bepaalde sectoren juist vraagt om meer studenten. Kan bijvoorbeeld de faculteit bèta blijven groeien als het aantal studenten aan de UU als geheel zo weinig mogelijk moet stijgen? Moeten andere opleidingen dan minderen?
Top down of bottom up
En wie gaat hier over? Ligt de verantwoordelijkheid voor het beginnen van nieuwe (Engelstalige) opleidingen bij de opleidingen zelf, of bij de faculteiten, of is er ook meer centrale sturing nodig?
Wat moet het zwaarste wegen?
Hoe denk jij over het aanbod aan opleidingen tegen de achtergrond van het maatschappelijke en wetenschappelijke belang, en de praktische en didactische aspecten?
Je ideeën zijn van harte welkom bij Annemieke Hoogenboom (A.Hoogenboom@uu.nl).
Cyclus februari: Erkennen en Waarderen & Beleidskader Projectcontrol
Erkennen en Waarderen: goed op weg maar nog niet af!
In maart ligt in de vergadering van de universiteitsraad met het college van bestuur een update voor van het project Erkennen & Waarderen.
Erkennen & Waarderen als basis voor modern personeelsbeleid kent binnen de UU inmiddels een programmatische aanpak. Het collectief is het uitgangspunt: je bijdrage als individuele medewerker moet vanuit in dit perspectief alleen beoordeeld worden in de context van het team waarin je werkt. In combinatie met goed leiderschap vormt teamwerk in principe de basis voor het model dat zowel persoonlijke ontwikkeling als de keuzes rond aanname, beoordeling en bevordering van medewerkers aan elkaar verbindt (TRIPLE model).
VLAM is voorstander van een goede doorvertaling van dit model op alle niveaus in de organisatie. Daarbij merken we op:
- Het jarenlang gehanteerde onderscheid tussen wetenschappelijk personeel (WP) en Ondersteunend & Beheerspersoneel (OBP) is nog steeds gangbaar. Juist dit onderscheid zou niet meer gemaakt moeten worden in de reguliere beoordelingscycli.
- Dit is nu nog te zien in bijvoorbeeld de ‘nieuwe’ formulieren voor beoordelingsgesprekken (B&O-gesprekken): de criteria die gehanteerd worden lijken bovenal passend bij een WP-carrière, en zijn in veel gevallen minder herkenbaar voor en van toepassing op (de carrière van) OBP’ers.
- De UU zal met het omarmen van het Erkennen & Waarderen programma meer dan ooit ‘goed werkgeverschap’ in de gaten moeten houden. Met de extra impulsgelden en diverse extra geldstromen in de bestuursakkoorden, ontstaat meer ruimte voor perspectiefvolle carrières voor onder andere (jonge) docenten. Het functiehuis van de UU verdient in dat opzicht nog wel wat extra aandacht: carrières verlopen immers in toenemende mate niet alleen lineair maar ook via horizontale plateaus. Bovendien werken medewerkers in steeds vaker in ‘hybride’ rollen: het onderscheid WP en OBP is daarmee ook niet meer relevant.
- Het uitgangspunt van VLAM (in lijn met goed werkgeverschap) blijft: structureel werk vraagt om een structureel contract.
Wat zijn jouw ervaringen met de praktische toepassing van Erkennen & Waarderen? Waar gaat het de goede kant op, waar moeten er nog stappen gezet worden?
Deel je gedachten graag met Valéry Oude Groen – van Rijswijk (mailto:v.j.oudegroen-vanrijswijk@uu.nl).
Beleidskader projectcontrol
Binnenkort spreekt de universiteitsraad met het college van bestuur over de notitie “beleidskader projectcontrol”. Die nota beschrijft een nieuwe manier van de financiële projectbeheersing van extern gefinancierde projecten voor wetenschappelijk onderzoek.
De subsidieverlener kent hiervoor doorgaans eigen randvoorwaarden van verslaglegging. Daarnaast wordt er binnen de UU gebruik gemaakt van een veelheid aan richtlijnen, notities, beleidsuitingen en werkinstructies voor het beheer van deze projecten.
Het nieuwe beleidskader dient structuur te geven aan de veelheid van regelgeving. Welke opmerking zou wat jou betreft in het gesprek van de universiteitsraad met het college van bestuur op zijn plaats zijn?
- Compliment aan college, eindelijk duidelijkheid.
- Dank aan het college, alle faculteiten hebben straks de zelfde richtlijnen, dat maakt mijn werk een stuk makkelijker.
- Wat is dit nu, wordt de UU één groot administratiekantoor?
- Richtlijnen vanuit centraal zijn niet nodig, elke faculteit mag dit zelf bepalen in overleg met subsidiegever.
- Aardige eerste aanzet, maar waarom niet direct in één keer goed en kiezen voor een UU breed platform voor projectcontrol?
Of vind je wat anders?